董事通訊地址查冊安排

新查冊安排 : 2022年10月24日生效

《公司條例》（第622章）就公司註冊處（下稱「註冊處」）備存的公司登記冊內所載的個人資料訂明新查冊安排。

註冊處備存公司登記冊供公眾查閱，當中包含個人資料。該等個人資料包括公司的董事的通常住址及完整身分識別號碼，以及公司秘書和某些其他人士（例如清盤人及臨時清盤人）的完整身分識別號碼等。由公司備存的登記冊上亦載有類似的個人資料予公眾查閱。

根據《公司條例》有關新查冊安排的相關條文（這些條文於2012年7月獲立法會通過，但尚未完全生效），公司登記冊會以董事的通訊地址代替通常住址，以及以董事、公司秘書及其他相關人士的部分身分識別號碼代替完整號碼，讓公眾查閱。通常住址及完整身分識別號碼（下稱「受保護資料」）只可由「指明人士」透過申請取得。同樣，由公司備存的登記冊上，公司可以收起受保護資料不予公眾查閱。

新查冊安排分三個階段實施。有關的分階段落實詳情如下：

第一階段
於 2021 年 8 月 23 日開始，公司可在其登記冊上以董事的通訊地址代替通常住址，及董事和公司秘書的部分身分識別號碼代替完整號碼予公眾查閱；
第二階段
於 2022 年 10 月 24 日開始，公司登記冊中董事索引所載的受保護資料，將以通訊地址及部分身分識別號碼代替讓公眾查閱。在這階段開始後向註冊處登記的文件中所載的受保護資料，將不再提供予公眾查閱。「指明人士」可向註冊處提出取覽董事等人的受保護資料；及
第三階段
於 2023 年 12 月 27 日開始，資料當事人可向註冊處申請不提供已在註冊處登記的文件所載的受保護資料（下稱「不提供的資料」），並以其通訊地址及部分身分識別號碼代替讓公眾查閱。「指明人士」可向註冊處提出取覽董事等人的不提供的資料。

制訂相關條文的目的，是為了容許公眾可繼續根據《公司條例》（第622章）下的目的查閱公司登記冊以維持公司登記冊的透明度和有效性的同時，加強對敏感個人資料的保障。

新查冊安排的第二階段

由實施日期起，登記冊中董事索引所載的董事的通常住址及完整身分識別號碼，會以董事的通訊地址及部分身分識別號碼代替，讓公眾查閱。

在實施日期當日或之後交付註冊處登記的文件中所載的董事的通常住址，以及董事、公司秘書及某些其他人士（例如清盤人及臨時清盤人）的完整身分識別號碼，不會提供予公眾查閱。

「指明人士」可根據《公司（住址及身分識別號碼）規例》（第 622N 章）第 12 條向公司註冊處處長（下稱「處長」）申請披露董事及其他人士的受保護資料。

本地公司須確保其董事登記冊載有自然人董事的通訊地址。即使《公司條例》（第622章）附表11第115A條訂明過渡安排，但董事登記冊在第二階段於2022年10月24日實施當日或之後的首個周年申報表日期前，必須載有所有自然人董事（包括備任董事）的通訊地址。

此外，如本地公司在第一階段於2021年8月23日實施後將自然人董事的通訊地址記入董事登記冊內，而該地址不是該公司的註冊辦事處地址，則該公司須在第二階段實施後的15日內，就該董事的通訊地址向公司註冊處處長交付表格ND2B。

根據《公司條例》第641(2)條，公司須將第643條指明的所需詳情（包括通訊地址）記入董事登記冊。如未遵從該規定，該公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處第4級罰款，如有關罪行是持續的罪行，則可就該罪行持續期間的每一日，另各處罰款700元。

為實施新查冊安排的第二階段，公司註冊處處長已修訂26款與申報受保護資料有關的指明表格，由第二階段實施日期（即2022年10月24日）起開始使用。

任何人如獲資料當事人授權，即為「指明人士」，可以取覽公司登記冊上有關人士的受保護資料。因此，你可要求資料當事人給你書面授權，以取得其受保護資料。你亦可考慮向在律師行從事法律執業的律師，或執業會計師尋求協助。

指明人士可透過以下途徑，申請披露受保護資料：

網上申請

只有資料當事人、獲資料當事人書面授權取得該等資料的人，及有關公司的成員才可在網上提出一次性申請。

申請須在公司註冊處網上查冊中心提出。申請人亦可透過智能手機及流動裝置，使用註冊處的公司查冊流動版服務提出申請。申請人須在網上查冊中心或公司查冊流動版服務的登陸頁面以「登記用戶」或「無帳戶使用者」登入註冊處的電子查冊服務，在「選項欄」的「資料」項下按「受保護資料」服務，以便提出申請。提交申請時須連同證明文件。

以紙本形式申請

所有類別的指明人士均可以紙本形式提出一次性申請。

透過專屬帳戶在網上申請

只有以下屬自然人的特定類別指明人士才可透過專屬帳戶在網上提出申請：

清盤人

破產案受託人公職人員或公共機構

《公司 ( 住址及身分識別號碼 ) 規例》附表指明的人士

律師或外地律師

執業會計師

金融機構或指定非金融業人士

如特定類別指明人士並非自然人的話，則須經其獲授權代表透過獲授權代表專屬帳戶，提出申請披露受保護資料。