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公司秘書

一文看清公司秘書牌照、資格、法律責任、職責 | 將軍會計

隨着公司法例、反洗黑錢條例、唯一業務識別碼公司註冊處表格更新等一系列新香港有限公司法例修改,香港公司秘書的角色變得更加重要。由於香港作為國際的商業投資地區,自然會吸引來很多的海外創業者和企業家來港投資經商。但是註冊香港公司要求之一是在需要委任公司秘書。

什麼是公司秘書?老闆的秘書嗎?今天給大家詳細講解公司秘書牌照、資格、法律責任、職責 、要求,以及服務內容和收費等相關知識,希望能實實在在的幫到您。

香港公司秘書不是老闆秘書

需要注意的是,在香港,“公司秘書”並不是我們日常理解的秘書,而是公司法例要求有限公司的法定職位,公司秘書的責任是確保有限公司及其運作需要符合《公司條例》中的所有法定法律和法規的規定。

香港公司秘書是根據香港現行公司法,由有限公司任命一位香港自然人或香港有限公司擔任作為香港本地的法定聯絡人。因此,公司秘書在香港公司的發展方向、行政管理層面是扮演著極具重要的角色。

公司秘書在香港有限公司裡擔任什麼角色?

在香港有限公司裡擔任公司秘書,職責就是協助公司遵循法例要求、確保公司日常運作符合公司法規和準備及備存公司董事股東會議紀錄,並確保公司遵守香港相關法規。以及在董事會作出決定之時,香港公司秘書就討論的主題的合法性及章程細則規定下作出建議。當然有些香港公司還參與公司的會計及財務等方面的工作。

公司秘書和董事可否同一人?原因?

若董事不是公司的唯一董事,就可擔任公司秘書。這裡需要提醒您一下,該秘書必須是一名香港居民,或者是一家在香港註冊辦事處的本地有限公司,並持有香港信託及公司服務提供者牌照 (TCSP),根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(第615章),任何人在沒有牌照的情況下在香港經營信託或公司服務業務,即屬犯罪。建議您選擇有經驗的人士或者專業公司秘書機構合作,可避免法律風險及罰款。

公司秘書法律責任

作為公司秘書負責確保公司遵照香港的法律和法規。如果您未能實行職責,可能會見臨法律訴訟和罰款等後果。

1. 保密和誠信

公司秘書需要具備高度的保密和誠信意識,保管公司的機密資訊,並遵守職業道德和行業規範。

2. 確保公司遵守法律法規

公司秘書負責確保公司遵守法律法規,避免違法行為和法律風險。他們的工作有助於保護公司的聲譽和利益。

3. 公司報告和申報

公司秘書負責準備和提交公司的年度報告、財務報表和其他相關申報文件。他們需要瞭解香港證監會和稅務局的要求,並確保報告和申報工作的準確性和及時性。

公司秘書要做什麼?公司秘書職責

公司秘書在公司運營中扮演著重要的角色,主要職責包括以下幾個方面:

  • 確保公司遵守香港的法律法規,包括公司條例、證券及期貨條例等
  • 負責開有限公司流程,包括準備開公司文件、提交商業登記申請
  • 呈報公司周年申報表,財務報表和其他相關申報文件
  • 辦理股份轉讓及辦理撤銷公司註冊事宜
  • 代表公司與監管機構對接溝通
  • 組織和召開股東會和董事會,並記錄會議紀錄
  • 管理公司註冊文件,包括公司章程股東名冊、董事會決議
  • 監督公司管理運營進展與效率

秘書公司牌照是什麼?

上文有提到關於秘書公司牌照 (TCSP),秘書牌照是至關重要的。香港秘書公司牌照是由香港特別行政區政府頒發的一種執業資格證書。持有該牌照的人員被授權為公司提供秘書服務,並確保公司遵守香港的法律法規。所以持有公司註冊處頒發的“信託或公司服務提供者牌照”才是合法機構。

需要查詢秘書公司是否持有TCSP牌照,可以登錄香港公司註冊處轄下的信託及公司服務提供者註冊辦事處網址:www.tcsp.cr.gov.hk,點擊查閱“信託或公司服務持牌人登記冊”。

公司秘書注意事項或常見問題

1. 公司秘書有期限要求嗎?

香港公司秘書沒有期限要求,但提供年報的時候要向公司註冊處遞交NAR1表格,申報香港公司秘書、香港公司董事及股東等資料。

2. 為什麼需要香港TCSP牌照?

香港TCSP牌照是由香港公司註冊處頒發的一種許可證,允許持有人提供公司註冊、做賬、審計、商標註冊等一系列服務。獲得TCSP牌照意味著具備了在香港提供公司秘書服務的資格和合法性。

3. 香港公司秘書可以更換嗎?

根據香港公司法,公司有權隨時更換公司秘書。您需要及時上報給香港公司註冊處,將舊公司秘書的資訊更換為新公司秘書的資訊。

4. 香港公司秘書的費用情況如何呢?

香港公司秘書的收費通常是根據服務的範圍和複雜程度來確定的。一般來說,公司秘書的收費可以分為兩部分:公司註冊費和年度費用。

總結:

香港公司秘書的職能範疇包括註冊香港有限公司階段的工作、日常運營階段的工作以及其他附加工作。公司秘書在公司經營和發展中扮演著重要的角色,可以幫助公司履行法律義務、管理事務,並確保公司的合規性。如果您計劃在香港註冊公司,聘請一名專業的公司秘書或者秘書公司將是一個明智的選擇。

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