公司綠盒是一個40cm長 X 7.5cm闊 X 25.5cm高的綠色硬皮盒子,盒面會以金色印刷有限公司中英文名稱。公司綠盒是秘書公司代辦註冊公司服務內其中一個常見項目,亦可單獨定制,2023年價格大約 HK$ 500 – HK$ 800。
開公司是否一定要定制綠盒?註冊公司要使用「綠盒套裝」?
不是,公司綠盒只是一個存放重要文件和印章的綠色硬皮盒子,但在會計及公司秘書界,約定俗成理解為「綠盒套裝」、「綠盒」或「公司綠盒」,當中應包括3個印章、公司章程和記錄冊等。
自2014年3月3日公司法修訂後,由於不再強制採用法團印章,創業人士可自行考慮是否需要定制綠盒。
將軍會計提供開有限公司基本裝服務,給創業人士多一個開公司的服務選擇,節省定制綠盒成本。
公司綠盒用途和內容項目:
1. 公司章程 (Articles of Association,簡稱AA)
公司章程AA 前稱M&A (組織章程大綱及組織章程細則 Memorandum and Articles of Association) 是註冊有限公司必備文件。內容包括公司名稱、成員的法律責任、股本及創辦成員資料。
公司章程還會列明公司董事及公司秘書的權力和責任、股東及董事需要召開會議時所需要的法定人數及要求等。
一般註冊有限公司都是採用公司註冊處提供的公司章程樣本,如有特別要求,客人可自行訂立章程細則,公司註冊處所提供的章程樣本如下:
樣本A – 私人股份有限公司的 組織章程細則 <簡化格式>
樣本B – 私人股份有限公司的 組織章程細則範本
樣本C – 公眾股份有限公司的 組織章程細則範本
樣本D – 擔保有限公司的 組織章程細則範本
2. 簽名印章 (Signature chop)
又稱方印,大約75mm長 X 40mm闊,除公司中英文名稱外,還會印上 “For and on behalf of” 及 “Authorized Signature(s)” 字眼,通常由公司授權簽名人士或董事保管,用於代表公司簽名,由授權簽名人在相關文件上蓋上簽名印章後簽名,文件方為生效。例如簽發銀行支票(#)、購貨及銷貨合同、租約等。
(#) 客戶於開戶時可自行決定簽名時是否需要蓋章。
3. 小圓印 (Small round chop)
直徑大約22mm,印有公司中英文名稱、造型小巧易於携帶,方便客戶簽用於報價單、開立發票、收據和簽收文件等。
4. 法團印章 (Common seal)
又稱鋼印,大約120mm長 X 50mm闊,會用於比較重要的文件,例如有限公司名義購買物業、法律文件如重大收購或股份證明書等。
2014年3月3日公司法修訂後,公司可自行選擇是否備存或採用法團印章。
5. 股票冊 (Share Certificate)
6. 登記冊
公司法規定,有限公司必需備存以下登記冊:
♦ 董事登記名冊 (Register of Directors)
♦ 公司秘書登記名冊 (Register of Company Secretaries)
♦ 股東登記名冊 (Register of Members)
♦ 重要控制人登記冊 (Register of Significant Controllers)
以上登記冊通常存放於公司註冊地址,如登記冊並非存放在公司註冊地址,需填寫表格NR2通知公司註冊處。
7. 記錄冊 (Statutory Book)
用於紀錄公司資料及存放以下文件:
♦ 董事登記名冊 (Register of Directors)
♦ 備任董事登記名冊 (Register of Reserve Directors)
♦ 公司秘書登記名冊 (Register of Company Secretaries)
♦ 股東登記名冊 (Register of Members)
♦ 股份轉讓 (Transfer)
♦ 押記登記名冊 (Register of Charges)
♦ 董事會議紀錄 (Minutes of Directors)
♦ 股東會議紀錄 (Minutes of Members)
8. 精美燙金綠盒 (Green Box)
綠盒上以明顯的金色印上公司名稱,易於存放及識別,不易損毀,方便保存公司重要文件。
總結:
公司綠盒用途是存放有限公司印章和重要文件,「綠盒套裝」是註冊公司服務內的其中一個項目,註冊公司不一定要使用綠盒保存文件,可以使用任何文件盒或文件套都可以。創業人士可視乎開業預算,計劃是否定制公司綠盒或使用註冊公司「綠盒套裝」。