董事在職證明書 (Certificate of Incumbency, 簡稱 COI)是計畫開設離岸公司銀行戶口、進行跨境交易或滿足金融機構合規要求的重要文件。本文將深入探討COI的多重用途、為什麼它對開設離岸公司戶口至關重要，以及申請董事在職證明書的完整流程和所需文件。
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Certificate of Incumbency包含什麼資料?
董事在職證明書(COI)沒有固定的格式，客戶可於合理範圍內自行草擬Certificate of Incumbency內容或選擇註冊代理人的標準格式。
以將軍會計BVI公司的標準格式COI為例，會包含以下資料:
公司資訊
公司名稱、公司註冊編號、註冊地址、成立日期和註冊地點。
公司成員資料
現任董事和委任日期、公司秘書資訊 (如有)、股東姓名和持有股份數量。
公司股權資料
公司的法定股本、已發行股份數量及每股面額。
註冊代理人資訊
註冊代理人名稱、註冊地址和簽發日期，並由代理人簽名和蓋公司印章。
良好存續聲明
公司是否處於「良好存續」（Good Standing）狀態的聲明。
其他
公司是否有抵押記錄或其他文件存檔。
董事在職證明書(COI)有什麼用途?
銀行開戶口
離岸公司需要在香港開銀行戶口，董事在職證明書(COI)是必備的文件之一，亦是COI最普遍的用途。
認識你的客戶 (KYC)
銀行或金融機構，在進行認識你的客戶程序(KYC)，都需要客戶提供最新的董事在職證明書。
以將軍會計註冊有限公司服務為例，假如以開曼公司持有公司股份，又或是有限公司轉股，受讓人是塞舌爾公司，我們都會要求客戶提供離岸公司的Certificate of Incumbency。
合規要求/ 證明公司合法存在
銀行金融或任何受監管機構，需要按反洗錢條例持續對客戶進行標準客戶盡職審查 (CDD)或加強客戶盡職審查 (Enhanced CDD)，如公司架構涉及離岸公司，客戶必須提供COI去證明公司最新的架構和處於「良好存續」（Good Standing）狀態。
如未能提供有效的 COI，公司戶口有機會被銀行取消戶口。
法律用途
離岸公司如需要進行法律程序，例如用公司買樓，無論是地產代理或律師摟都要求公司提供董事在職證明書。
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確認公司結構
董事需要替公司行事，例如用董事身份代表公司簽署合約，需提供有效的Certificate of Incumbency去證明公司董事股東資料。
為什麼 Certificate of Incumbency對開離岸公司戶口很重要?
因為離岸公司並不是在香港註冊，銀行不可以透過香港公司查冊去了解公司架構和狀態，必須要通過獲取離岸公司當地政府發出的 Certificate of Good Standing 和註冊代理人發出的Certificate of Incumbency等文件去確定公司資料和真實性。
因此，Certificate of Incumbency是開離岸公司戶口不可或缺的重要文件。
開離岸公司戶口文件
開離岸公司戶口，銀行一般要求以下文件:
- 公司註冊證書
- 由公司註冊代理人簽發的「董事在職證明書」
Certificate of Incumbency issued by the company’s registered agent - 良好存續證明書 Certificate of good standing
- 公司組織章程及大綱
- 商業證明文件: 包括發票、商業合同、貿易文件、業務交易單據和辦公室/商舖租約或持有的物業查冊資料以證明公司營運狀況
- 董事股東的身分證明文件和住址證明
- 董事會決議紀錄
- 股東名冊和董事名冊/
- 公司架構圖: 如公司涉及多重控股，需清晰展示各層級的股權關係直至最終實益擁有人。
如何申請Certificate of Incumbency?
可以直接向公司註冊代理人提出申請，手續如下:
步驟1: 申請要求
提出申請並確認 COI內容或是要常規版本。
步驟2: 付款
繳付服務費。
步驟3: 核對草稿
大約2-3個工作天會收到董事在職證明書草稿，必須小心閱讀資料。
步驟4: 完成
確認內容無誤後，大約2-3個工作天可收到正本Certificate of Incumbency。
董事在職證明書(COI)收費
視乎公司註冊的國家，例如 BVI公司的COI收費大約 USD 200-300，而開曼公司的Certificate of Incumbency收費大約 USD 400-600，詳情以公司註冊代理人報價為準。
常見問題
董事在職證明書有效期多長?
COI有效期一般3個月，但如公司董事、股東或股本有變動，便需要重新簽發新的 COI。
COI一定要正本嗎?
大多情況是需要提供正本的COI，部份銀行正本外，還需要會計師或律師為董事在職證明書(COI)簽署核證副本。
總結
綜上所述，董事在職證明書 (Certificate of Incumbency, COI)是離岸公司營運與合規的基石。從滿足銀行開戶的嚴格 KYC 要求、證明公司合法存續與最新架構，到應對各類法律程序和確認董事授權，COI 的作用貫穿於離岸公司的多個關鍵環節。
將軍會計成立接近20年，提供一站式成立離岸公司服務，信託或公司服務提供者牌照編號：TC002940，如對董事在職證明書有任何問題，我們的專業客戶服務經理可提供免費初步(Certificate of Incumbency, COI)查詢協助。
