公司改名自己做可以嗎? 理論上是可以的,單是無限/ 有限公司轉名手續,基本上就是交表格到公司註冊處和商業登記署,但事實上根據多年經驗,一般大眾很多時候忽略了轉公司名稱前準備和改公司名之後的後續跟進。
另外,如公司已經將業務名稱申請為註冊商標 (Trademark),大家更需要衡量是否應該更改公司名稱/ 業務名稱,或在公司更改名稱前,先將擬使用的新公司名稱註冊成為商標。
本文分享無限/ 有限公司轉名流程,一步步教你改公司名所需文件,改業務名須知,更重要是讓大家理解公司改名後續的重要事項和改公司戶口名稱文件清單。
改公司名須知
1. 公司名稱規定
擬定的新公司名稱,需要跟從公司註冊處的香港公司名稱註冊指引(1),詳情可瀏覽:開公司流程第一步:公司名稱查冊部份
2. 商標註冊
如有意為新的業務名稱申請為註冊商標,建議先檢索新公司名稱,確認是可以註冊成為商標。較保險做法,提交商標註冊申請後,才進行公司改名流程。
3.避免採用已註冊商標的公司名稱
改業務名稱除了需要進行公司名稱查冊外,亦建議於商標註冊紀錄冊查閱名稱是否已申請註冊成為商標,避免新公司名稱或業務名稱侵犯知識產權。
4. 可以單改中文或英文公司名稱
可以只更改公司中文名稱或英文名稱,不一定需要同時轉公司中英文名。
5. 加中文或英文名稱
假設公司本身只有英文名稱,現在想加中文名稱,都會被視為改公司名稱,公司註冊處會發出「公司證書更改名稱證名書」Certificate of Change of Name。
6. 特別決議
公司改名需要通過股東特別決議和董事會議(3),如不熟悉公司條例,或不清楚公司章程,建議委託專業秘書公司代辦改公司名手續。
有限公司轉名流程
1. 公司名稱查冊
登入公司註冊處電子服務網站https://www.e-services.cr.gov.hk,進行公司中英文名稱查冊,確認公司名稱是可以註冊,更多有關公司名稱查冊詳情,可以瀏覽另一篇文章: 公司名稱查冊
2. 簽署特別決議
確認公司名稱後,公司需要召開特別決議,股東同意更改公司名稱,並委託公司董事或公司秘書執行公司改名流程。
3. 填報更改公司名稱通知書NNC2
於特別決議生效後15日內,申請人可以選擇以紙本或網上形式提交更改公司名稱表格。
- 填妥更改公司名稱通知書 (NNC2表格),連同費用 $295,提交給公司註冊處,延伸閱讀: 公司註冊處表格指南
- 申請人亦可以使用公司註冊處電子服務(cr e- service)於網上遞交 NNC2表格,更多公司註冊處電子服務詳情: 公司註冊處電子服務用戶登記教學
4. 領取公司證書更改名稱證名書和BR
- 公司轉名成功後,會收到公司註冊處通知,申請人於辦公時間到公司註冊處領取公司證書更改名稱證名書,商業登記證就會直接寄到公司註冊地址。
- 如使用網上遞交申請,公司註冊處會以電郵通知有限公司改名結果,用戶之後可登入公司註冊處電子服務網站,下載公司改名註冊證書和已改公司名的商業登記證,更多網上下載CI和BR方法,可瀏覽【電子成立公司教學】7個步驟:網上開公司及BR網上申請商業登記證,查看下載電子版公司註冊證明書和BR教學。
5. 訂制公司綠盒
完成有限公司轉名手續後,需要訂製新公司名稱的綠盒,尤其重要的是編制公司章程,新公司章程內需要包含公司改名特別決議和更新公司名稱;並且需要訂製新公司印章。
6. 更新公司登記冊
由於改了新的公司名稱,公司秘書需要更新公司記錄冊包括:董事登記冊、秘書登記冊、股東登記名冊和重要控制人登記冊等。
更多資訊: 重要控制人登記冊
7. 通知銀行改公司名
由於公司已經使用新公司名稱營業,所以顧客開支票的時候會用新公司名稱,必須盡快通知銀行更改公司戶口名稱,顧客才可以以新公司名稱進行轉賬、收款和存入支票。
無限公司轉名/ 更改業務名稱
無限公司轉名只需通知商業登記署,無限公司改名需於業務名稱更改一個月內,填妥「業務名稱變更通知書」表格IRC3110A,並提交到商業登記處。
下載IRC3110A
商業登記署地址:九龍啟德協調道5號税務中心2樓
注意:商業登記署更改無限公司服務,必須先於網上預約。更多詳情可瀏覽:商業登記證懶人包: BR費用、申請表格、文件、改地址、續期最新教學
改公司名後續重要事項
完成改公司名流程只是轉公司名的其中一個環節,多年經驗發現客人很多時沒有為意需要通知不同部門或機構,可能會發生嚴重後果,例如忘記更新公司水牌,在公司註冊處巡查時引致罰款,以下列改公司名出常見的後續重要事項:
- 通知客戶和供應商更改公司名稱
- 更改公司水牌/ 招牌
- 通知政府部門或公共機構,例如水務署或運輸署
- 更改銀行戶口名稱
- 更新公司網頁、卡片、信封抬頭等名稱
- 通知業主或任何有合約的公司或人士
- 更新所有網上資料,例如社交媒體、商會或機構組織目錄
- 更新公司員工合約
- 通知強積金公司/ 保險公司
- 牌照部門,例如旅遊業議會或食肆牌照
改公司名要通知銀行嗎?
一定需要,而且非常重要,有限公司必須在編制公司章程和新公司印章後,立即通知銀行,而無限公司轉名只需訂制公司印章。
原因是當公司以新公司名稱營運,顧客付款無論是轉數快、匯款、銀行轉賬或開支票都是付款予新公司名稱。
如忘記通知銀行,假如客戶以新公司名稱進行轉賬,銀行在不知情的情況下,會拒絕收取款項,容易引致損失。
公司戶口改名的文件清單
以下列出公司戶口改名所需文件,每間銀行的要求會略有不同,詳情根據銀行規定為最終版本:
1. 公司註冊證明書/ 公司更改名稱證明書
2. 商業登記證
3. 公司章程
4. 公司記錄冊
5. 公司印章
6. 更改公司名稱會議紀錄
7. 公司改名文件核證副本
8. 公司查冊費
延伸閱讀: 開公司戶口最新指南 | 開銀行戶口、要求及收費
更改公司名稱費用
更改公司名稱通知書表格NNC2,CR收費$295(2);無限公司改名,商業登記署無需收費。
委託秘書公司代辦公司改名手續,收費大約$1,000-$2,000,另外再加訂製綠盒和文件核正副本費用。
以將軍會計改公司名稱收費為例,$2,095已包括代辦公司改名手續、訂製綠盒和 CPA核正副本收費,更多詳情可瀏覽: 公司秘書服務
無限/ 有限公司轉名後會變改商業登記號碼嗎?
不會,公司即使改名10次,商業登記號碼即唯一業務識別碼都不會改變,概念就似是人類改名,身份證號碼都不會因改人名而更改。
常見問題
問:誰人可以簽署表格NNC2?
答:公司董事、公司秘書和公司高級人員可以簽署NNC2。
問:更改公司名稱需要多少時間?
總結
公司改名可自行處理,但須注意事前準備、流程和後續事宜。無限/有限公司改名需提交表格至公司註冊處及商業登記署,並通過股東特別決議。公司名稱須符合註冊指引,若已註冊商標,應先考慮新公司名稱的商標註冊。
改名後,需要注意更新公司章程、印章、綠盒及登記冊; 跟進更改銀行戶口名稱、通知供應商和客戶等一系列後續重要事項。
將軍會計成立接近20年,信託或公司服務提供者牌照編號:TC002940,提供無限/ 有限公司轉名初步免費諮詢,客戶服務經理因應公司需要,提供改業務名稱方案。
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資料來源
1. 香港公司名稱註冊指引
https://www.cr.gov.hk/tc/companies_ordinance/docs/Guide_RegCompName-c.pdf
2. 公司註冊處指引: https://www.cr.gov.hk/tc/publications/docs/6-c.pdf
3. 公司註冊處- 更改公司名稱
https://www.cr.gov.hk/tc/services/change-company-name.htm