香港公司董事是《公司條例》(第622章)規定的法定職位,是公司高級決策人員,負責公司管理和營運事務。此外,董事還可代表公司行事,例如以有限公司身份簽署合約、申請牌照或簽署文件和表格。
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香港公司董事資格
公司董事國籍不限,但必須年滿18歲。
根據《公司條例》(第622章)第457(2)條規定每間私人香港有限公司必須委任最少一名位自然人為公司董事。而公眾公司和擔保有限公司則需要須委任最少 2 名兩名自然人為董事,不可委任公司或法團擔任公司董事1。
公司董事責任
根據公司註冊處的董事責任指引3,公司董事的責任原則有以下11點:
1. 公司董事行事需以公司利益為大前提。
2. 董事行使權力的目的都是以公司利益為前提,並不是為了其他原因或利益。
3. 一般情況下,董事是獨立判斷行使權力。
4. 董事有責任地以技巧和合理地營運公司和履行職責。
5. 不可以與公司利益有衝突。
6. 一般情況下,公司董事不可以與公司進行交易,如有必要,需要先披露詳情。
7. 不可以利用董事職位去為自己或他人謀取利益,及損害公司利益。
8. 未經公司同意下,不可使用公司財產、資訊或任何業務機會。
9. 基於以公司利益為大前提的情況下,公司董事不可以接受任何回報而行使董事權力。
10. 有責任按公司章程辦事和召開公司董事會議。
11. 採取一切合理步驟,保存和準備公司的會計帳目。
香港有限公司董事職責
雖然一般香港中小企的董事股東也是同一人,但公司董事仍然有責任管治有限公司運作,職責包括:
1. 代表公司行事
2. 遵從公司章程細則
3. 監察公司管治
4. 監督公司運營
5. 召開董事及股東會議
6. 重大決策投票權
7. 定立公司發展方向
8. 代表簽署公司重要文件
公司轉董事手續
有限公司轉董事所需文件和注意事項
無論是委任董事、董事辭職離任,都需要根據公司章程細則執行4,注意確保加入的轉董是符合資格,理解有限公司轉董的責任和職責,轉董事所需如下:
1. 公司章程
2. 周年申報表或註冊公司文件(新成立公司)
3. 商業登記證
4. 公司註冊證明書
5. 公司紀錄冊
6. 新加入董事的香港身份證明文件和住址證明文件
7. 對新董事進行盡職審查
有限公司加董事流程
1. 查閱公司章程有關加董事步驟
2. 對新委任董事進行盡職審查
3. 召開公司董事會
4. 董事簽署會議紀錄
5. 新加入董事簽署表格ND2A「更改公司秘書及董事通知書(委任/停任)」
6. 15天內提交Form ND2A 到公司註冊處
7. 加新董事入公司登記冊
8. 通知銀行、政府機構或商業夥伴
更多詳情: 公司轉董事服務收費
董事辭職/ 退出流程
1. 查閱公司章程有關董事退出或辭任流程步驟
2. 離職董事向公司提交辭職通知書
3. 召開公司董事會
4. 董事簽署會議紀錄
5. 辭職董事簽署表格ND4「公司秘書及董事辭職通知書」和表格ND4「更改公司秘書及董事通知書(委任/停任)」
6. 15天內提交 ND2A 和 ND4到公司註冊處
7. 更新公司董事登記冊
8. 通知銀行、政府機構或商業夥伴
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首任董事是什麼?
首任董事是成立香港有限公司時的第一任董事,填報註冊公司表格NNC1時,必須提供至少一名自然人為公司首任董事。
首任董事可於NNC1表格內簽署「出任董事職位同意書」,或可於公司成立後15天內向公司註冊處提交表格NNC3 「出任首任董事職位同意書」。
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常見問題
問:董事一定要是股東嗎?
答: 不是,股東不一定要擔任董事,同樣董事亦可以沒有持有公司股份。
問:董事是員工嗎?
是的,董事除了是法定職位,也是公司員工,需要收取薪金。在僱主報稅表內,有一欄項目是董事袍金,用來填報董事薪金。
問:香港公司董事任期幾年?
一般是沒有年期限制,但需要根據公司章程而定,Article and Association會詳細講解董事職責、年期和輪選細節。
問: 香港有限公司的董事和股東可以是同一人嗎?
答: 可以,但需注意如果公司只有一位成員,董事股東是同一人,就必須委任第三方為公司秘書。
問: 無限公司需要委任董事嗎?
答: 不需要,無限公司沒有董事職位,只有東主或合夥人,詳情可瀏覽:有限公司無限與公司有什麼分別?
總結
在香港,每家有限公司須至少有一名年滿18歲的自然人董事,董事負責管理和運營,在公司決策中扮演核心角色,需要制定業務策略、監督日常運營、批准重大決策並確保財務報告準確。
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資料來源
1. 公司註冊 – 董事
https://www.cr.gov.hk/tc/faq/local-company/directors-secretary.htm
2. 破產管理處
https://www.oro.gov.hk/cht/our_services/publications/bankruptcy/simple_guide_on_bankruptcy.html
3. 公司註冊處 – 董事責任指引
https://www.cr.gov.hk/tc/companies_ordinance/docs/Guide_DirDuties-c.pdf
4. 公司註冊處 – 董事的委任、罷免及辭職
https://www.cr.gov.hk/sc/companies_ordinance/docs/part10-c.pdf
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