收到稅局查詢信（Tax Enquiry Letter），不代表稅務主任一定會上門查帳。對香港中小企來說，較常見的情況是稅務局先以書面方式，要求公司解釋某項開支。本文以一宗真實個案為主線：公司申報約 HKD 655,950 薪金開支，其中約 HKD 536,350 屬兼職薪金；由於部分款項以現金支付，稅務局再要求公司提供 5 名兼職人員的簽收單、招聘或通訊紀錄，以及銀行提款證明。
本文以一宗兼職薪金開支被稅局追問的真實個案為主線：公司申報約 HKD 655,950 薪金開支，其中約 HKD 536,350 屬兼職薪金；由於部分款項以現金支付，稅務局再要求公司提供 5 名兼職人員的簽收單、招聘或通訊紀錄，以及銀行提款證明。文章會拆解稅局為何發出查詢信、公司應如何整理單據鏈，以及現金出糧但文件不完整時可以怎樣處理。
📊 個案數字快照
- 公司申報總薪金：HKD 655,950
- 其中兼職薪金：HKD 536,350（約 82%）
- 稅局抽樣兼職人員：5 名
- 查詢信限期：1 個月（自信件發出日期起計）
- 第 82A 條補加稅上限：少徵稅款 3 倍
- 舉證責任依據：《稅務條例》第 68(4) 條
什麼是稅局查稅信（Tax Enquiry）？
查稅不一定要上門
很多中小企老闆提到「查稅」，第一時間會想到稅務主任親自到公司進行 Field Audit 實地查核。實際上，稅務局也可以先透過書面查詢，要求納稅人提供資料及解釋。這類 Tax Enquiry Letter 稅局查詢信，可能只針對某一項開支，例如薪金、外判費、租金或董事酬金。 因此，收到信件不等於已經被裁定逃稅，但亦不應把它當作普通行政問卷。公司在回覆時提交的資料，可能影響稅務局是否接納有關開支，以及日後是否進一步擴大查詢範圍。稅務局的法定查詢權力
根據《稅務條例》（第 112 章）第 51 條，稅務局可要求納稅人提供與評稅有關的資料、詳情及文件。信件所要求的資料，通常是為了核實申報表上的數字是否真確，以及有關支出是否確實發生、與業務有關並由公司承擔。 公司的回覆不應只回答「有」或「沒有」，而應該將每一筆支出與相應的付款、工作及人員資料連結起來，形成可以核對的證據鏈。為什麼公司會收到兼職薪金查詢信？
常見原因包括以下幾類：- 交叉比對（Cross-check）異常：利得稅報稅表（BIR51）所申報的薪金開支，可能與僱主報稅表（IR56B）或支付非僱員酬金資料（IR56M）未能互相對應。例如，公司誤以為兼職員工全年薪金低於 HKD 132,000 就毋須處理 IR56B，令公司薪金開支與僱主申報資料出現差異。
- 付款方與收款方資料未能配對：你的支出就是別人的收入，別人的支出亦可以是你的收入。公司要就支出申索扣稅，交易雙方都應如實申報；當其中一方資料不一致或漏報，便可能引起稅務局的 Cross-check 交叉審核。
- 開支金額或佔比異常：薪金、兼職或外判開支佔總收入比例過高，或付款模式與過往年度有明顯差異，可能令稅務局要求公司進一步解釋。
- 文件不足以支持扣稅申索：例如只有總帳數字，卻沒有合約、出勤紀錄、收據或付款證明。
🛠️ 將軍備註
根據稅務局現行僱主申報指引，兼職僱員屬於年度 IR56B 的申報範圍，不應只以 HKD 132,000 個人免稅額作判斷。至於 IR56M，則適用於合資格的非僱員酬金，門檻及對象並不相同。以將軍多年報稅經驗，如低薪兼職人員佔比極高，更應及早核對及完成適用申報，避免公司薪金開支與申報資料未能配對。有關 BIR56A、IR56B 與兼職僱員的申報安排，可參考僱主報稅表填報指南及薪俸稅申報須知。第 68(4) 條舉證責任解讀
不少老闆收到查詢信時會問：「我真的有請人，為什麼還要證明？」關鍵在於，稅務爭議的處理方式與一般人想像中的刑事案件不同。 《稅務條例》第 68(4) 條規定，上訴人須承擔證明其所反對的評稅額過高或不正確的舉證責任。換言之，當公司就評稅提出反對或上訴時，不能只說「我真的有請人」；公司必須提出足夠資料，證明申報的薪金確實發生，並且屬於業務開支。這不代表評稅主任可以毫無理由剔除任何開支，但文件不足時，公司會處於非常不利的位置。你需要證明的不是一個故事，而是一條單據鏈
一筆兼職薪金要較容易獲接納，通常需要同時回答以下問題：- 誰提供服務？有姓名、身分資料及可識別的員工或服務提供者資料嗎？
- 做了什麼工作？有合約、工作安排、Timesheet、工作成果或通訊紀錄嗎？
- 何時完成工作？工作日期、出勤時間及付款日期是否互相吻合？
- 公司是否真的付款？有銀行轉帳、FPS、PayMe、支票或現金提款紀錄嗎？
- 金額如何計算？薪金 Breakdown、時薪、日薪、工作量與總額是否對得上？
為什麼口頭解釋通常不夠？
「因為是兼職所以沒有留紀錄」、「當時發現金所以沒有銀行對單」或「員工已離職，找不到資料」都可能是真實情況，但單靠口頭說明不足以完成舉證。回覆稅局時，重點不是公司講了甚麼故事，而是附上了甚麼可核對的證明文件：工作時間表、員工收款確認、招聘或通訊紀錄、項目交付資料及資金流向資料。真實案例：稅局如何一步步追查兼職薪金？
第一階段：初步查詢薪金開支
個案中，公司在利得稅申報中列出約 HKD 655,950 薪金開支。稅務局發出第一封查詢信，並給予公司 1 個月回覆限期，要求提交所有員工的資料及指定付款證明，包括：- 所有員工姓名；
- 香港身分證號碼（HKID）；
- 僱傭合約或工作協議；
- 薪金 Breakdown 及計算方式；
- 最大兩筆付款紀錄。
第二階段：公司回覆部分為兼職薪金後，查詢再深化
公司回覆表示，其中約 HKD 536,350 是支付給兼職人員的薪金。由於當中部分款項以現金支付，稅務局再抽樣追問 5 名兼職人員的詳細資料。 第二封信針對現金發薪，要求公司就該 5 名兼職人員提供三類核心資料：- 員工簽署的簽收單或收據；
- 網上招聘廣告截圖或 WhatsApp 通訊對話紀錄；
- 顯示現金開支資金流向的公司銀行提款紀錄（Bank Statement）。
案例的核心教訓
稅務局第二封信正正反映「舉證責任在納稅人」的實際要求。稅務局不是只問「有沒有發薪」，而是要求公司證明整個付款流程：人員真實存在、工作確實發生、金額計算合理、付款確實完成、款項由公司承擔。 若公司未能提交上述完整單據鏈，約 HKD 536,350 的兼職薪金開支可能被視為未經充分證實，面臨全部或部分不獲扣除及補稅風險。這就是為什麼兼職薪金不能只在年結時由會計帳目一次過處理，而應在每次聘用、出勤及付款時已經留下紀錄。真的用現金出糧，但沒有銀行提款紀錄，還有什麼補救方法？
現金出糧本身不一定代表付款不存在，但相較於銀行轉帳，現金較難在事後還原資金流向。若公司確實曾經以現金支付，應先整理現有資料，再評估哪些資料可以互相印證，切勿為了「補文件」而倒填或製造不真實紀錄。1. 聯絡兼職員工補充收款確認
如仍然聯絡到相關員工，可請對方按實際情況補簽收款確認或正式聲明，並附上身分證明副本，列明：- 工作期間及工作內容；
- 收款日期及金額；
- 收款方式；
- 收款人身分資料；
- 是否已收取全部薪金。
2. 用業務紀錄證明服務確實發生
可按工作性質整理：- 設計稿、影片、文案或其他交付成果；
- 送貨單、工作相片或服務報告；
- 客戶對話及項目電郵；
- Timesheet、排更表及考勤紀錄；
- 客戶付款紀錄與相關項目的對應資料。
3. 還原老闆或主管代付的資金路徑
如果當時由老闆或主管先從私人戶口提款，再代公司支付現金，應整理：- 私人銀行月結單；
- 公司內部報銷表或代墊款紀錄；
- 董事往來帳或現金簿；
- 員工簽收單；
- 會計帳中如何入帳的說明。
⚠️ 重要提醒
上述多重輔助證據鏈是否足以支持開支，視乎個案事實、文件一致性及評稅主任的評估。補簽文件及補充說明只可反映真實發生的交易，不能創作不存在的付款或倒填資料；遞交前應先取得專業意見，以免越描越黑。收到稅局查詢信？自行回覆的 4 個致命錯誤，隨時令補稅金額倍增！
收到 Tax Enquiry 絕不能當作一般行政信件處理。許多老闆以為「只是補交文件」，結果因為解釋不當或單據前後矛盾，反而被稅局擴大追查過往多年帳目，甚至觸發 IR56 漏報調查。以下是中小企自行回覆時最常犯的四大致命錯誤：
❌ 錯誤 1：誤判回覆期限，錯過黃金一個月
回覆期限是按信件右上角的「發出日期（Date of Issue）」起計 1 個月，而非收到信件當天。許多老闆因內部交接延誤，或以為「還有時間慢慢準備」，結果逾期未覆，稅局直接剔除整筆開支並發出補稅通知。一個月時間看似充裕，但要聯絡離職員工、補簽收單、翻查銀行紀錄及整理數年前的通訊對話，實際上非常緊迫。❌ 錯誤 2：只提交內部文件，無法形成完整證據鏈
許多公司只交出「工資清單」或「總帳截圖」，卻拿不出合約、Timesheet、簽收單或銀行付款證明。稅局要求的不是「公司內部怎樣記帳」，而是「能否證明交易真實發生」。只有 Excel 表格而沒有外部對應文件，對評稅主任來說等於零證明力。更危險的是，若文件之間出現日期、金額或人名不吻合，反而會被質疑造假。❌ 錯誤 3：急於解釋現金出糧，反而越描越黑
不少老闆在回覆信中寫下「當時用現金出糧所以沒有紀錄」、「兼職收入低所以無報 IR56B」等說法，以為坦白解釋就能過關。實際上，這些說法可能直接暴露公司的 IR56 漏報問題，或讓稅局認定為「無合理辯解的疏忽」，觸發《稅務條例》第 82A 條補加稅風險。錯誤的解釋比不解釋更危險。❌ 錯誤 4：胡亂堆砌文件，激怒評稅主任
將大量未經整理的 WhatsApp 截圖、多年銀行月結單、零散收據一次過寄給稅局，不但無法證明開支合理，反而令評稅主任無從核對，直接判定「文件不足以支持扣稅」。更嚴重的是，混亂的文件會令稅局懷疑公司帳目管理有問題，進而擴大查詢範圍至其他年度或其他開支項目。🛠️ 將軍會計能為您做什麼
將軍會計團隊專門處理稅務查詢個案，熟悉評稅主任的審查標準及抗辯技巧。我們會在收到您的查詢信後：- ✅ 即時評估回覆期限，按個案複雜程度決定是否需要申請延期
- ✅ 逐一審視所有兼職人員資料，精準分類為「單據齊全」、「部分缺失」及「完全缺失」，鎖定真正風險點
- ✅ 核對 IR56B 申報紀錄與會計帳目是否吻合，避免因解釋不當觸發漏報調查
- ✅ 由稅務抗辯專業團隊代筆撰寫 Cover Letter，將零散文件重組成符合稅局審查標準的「完整證據鏈」，大幅提高開支獲接納機會
⚠️ 稅務查詢只有一次回覆機會，試錯代價動輒數十萬
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1. 可能重開過往年度帳目
若稅務局發現某一年度兼職薪金的文件或申報有問題，可能進一步要求公司解釋其他年度是否採用相同安排。《稅務條例》第 60 條涉及補加評稅的時限，但實際可追查年度及是否適用較長時限，取決於少徵稅款的原因及個案事實；不應把「必然重查 6 年或 10 年」當作每宗個案的定論。2. 可能作出估計或補加評稅
若逾期不回覆，或開支沒有足夠證明，稅務局可根據現有資料作出評稅或調整，並將缺乏證明的薪金開支不予接納，甚至連帶調整下年度的暫繳稅。公司收到評稅通知後，可能需要在通知列明的期限內繳稅或提出反對；如公司認為評稅額不正確，可參考反對評稅的期限及佐證文件要求；若發現先前申報有錯誤或遺漏，亦可申請修改稅務評估。3. 可能涉及第 82A 條補加稅罰款
若個案最終涉及漏報、疏忽、蓄意或沒有合理辯解而少報利潤，稅務局可考慮《稅務條例》第 82A 條下的補加稅。法例訂有最高可達少徵稅款三倍的上限，但實際罰款金額及是否採取其他程序，必須按證據、申報行為及個案情況判斷；收到查詢信本身不等於必然被處以三倍罰款。中小企如何降低兼職薪金被質疑的風險？
與其事後補救，不如事前預防。下列 5 大原則可協助中小企從源頭降低兼職薪金被稅局剔除扣稅的風險：
1. 盡量使用可追蹤的付款方式
FPS、銀行轉帳或支票，都比現金更容易證明付款人、收款人、日期及金額。付款備註可寫上員工姓名、薪金月份或工作項目，日後對帳會清楚得多。2. 入職前完成基本資料及工作安排
兼職人員開工前，應收集所需身分及聯絡資料，簽訂簡單書面協議，列明工作內容、薪酬計算（特別是兼職員工連續性合約計算）、付款日期及工作期間。招聘廣告、WhatsApp 對話及電郵應保留，不要只依靠老闆記憶。3. 每月完成薪金及出勤對帳
每月將 Timesheet、工資表、付款紀錄及會計入帳互相核對。如果當月已發現金，應即時取得簽收單，而不是等到幾年後收到查詢信才回頭補救。4. 分清員工與外判的申報責任
「兼職」、「Freelancer」及「外判」並不是單靠稱呼就能決定法律身分。應按實際工作關係、控制程度、付款方式及業務安排判斷，釐清僱主責任，並由會計或稅務顧問核對 IR56B、IR56M 及其他申報要求。更多關於自僱與受僱的法律定義，可參考香港自僱與受僱人士法律定義；若涉及非僱員外判，亦應注意Freelancer 商業登記相關規範。5. 保留會計及相關業務紀錄
公司應按適用法例保存足夠年期的帳簿、憑證及支持文件。實務上不要只保留總帳，還要保留能夠解釋每筆交易的原始資料；公司年度申報需要的文件範圍，可延伸參考香港有限公司報稅指南。結語：收到稅局查詢信，最重要是先建立完整證據鏈
稅務局發出 Tax Enquiry Letter，未必代表公司一定違規，但它表示稅務局需要更多資料核實申報。對兼職薪金而言，最重要的不是單一張文件，而是能否把人員、工作、薪金計算、付款方式及會計入帳連成一條清楚的證據鏈。 如果當時以現金出糧、沒有完整銀行紀錄，也不要自行倒填文件或隨意承認所有開支有問題。應先保留現有資料，整理每名員工的工作及付款時間線，再由稅務代表協助擬定 Cover Letter、申請延期或提交補充證明。常見問題
兼職員工全年收入低於免稅額（HKD 132,000），公司真的要報 IR56B／IR56M 嗎？
需要。IR56B 與 IR56M 不能混為一談。根據稅務局現行僱主申報指引，持續受僱的兼職員工屬 IR56B 年度申報範圍，不應以 HKD 132,000 免稅額作為不申報的理由。IR56M 則用於合資格的本地非僱員酬金，是否須申報取決於收款人身分、付款性質及適用門檻。公司應先確認對方是僱員還是非僱員，再按實際情況處理。
兼職薪金用現金支付，沒有銀行轉帳紀錄，稅局一定不接受嗎？
不一定，但證明難度會提高。公司應提供員工簽收單、現金簿、提款紀錄、工作紀錄及其他可互相印證的資料。若完全沒有付款或收款證明，開支被質疑或不獲扣除的風險會明顯增加。
收到稅局查詢信後，文件未能在一個月內準備好，可以延期嗎？
可以嘗試提出書面延期申請，說明具體原因、已準備的資料及預計提交日期。延期並非自動批准，應盡快聯絡評稅主任或透過稅務代表處理。
只剩 WhatsApp 對話，沒有正式合約，是否完全不能扣稅？
沒有正式合約不代表交易必然不存在，但單靠 WhatsApp 通常不足以完整證明薪金開支。應配合工作成果、Timesheet、簽收單及付款紀錄，讓整體資料能夠互相對應。
FPS 或 PayMe 紀錄可以作為付款證明嗎？
可以作為重要的付款證據，但仍應配合工作安排及薪金計算資料。電子付款紀錄若能顯示日期、金額、收款人及付款備註，會較容易與薪金表及出勤紀錄配對。
如果兼職／Freelancer 不肯提供香港身分證號碼（HKID），公司應怎樣處理？
這是常見風險。稅務局查詢薪金開支時，可能要求公司提供收款人的身分資料；公司應在入職或開工前明確列明所需資料，並先確認自己能否履行僱主或付款人申報責任。若對方拒絕提供必要資料，不應在資料不完整的情況下照常付款而不留紀錄，否則日後難以證明收款人身分及開支真確性。有關 Freelancer 的商業登記要求，可參考 Freelancer 商業登記完整指南。
可以自行補簽一張簽收單嗎？
只能由實際收款人按真實情況確認已發生的付款，並清楚標示簽署日期及文件背景；如有需要，可連同身分證明副本及工作紀錄一併保存。不能由公司單方面代替員工簽署，也不能倒填日期或虛構付款。
稅局查詢信寫「1 個月」回覆，時間從哪一天開始計算？
應先以信件右上角的發出日期（Date of Issue）計算，而不是以實際收到信件的日期計算；但最終應以該封信列明的期限及指示為準。收到信後應立即確認日期，以免因郵遞或內部交接延誤而錯過限期。
收到稅局質疑薪金開支，可以不理會或直接撤回扣稅嗎？
切勿不理會。若逾期未回，稅務局可按現有資料作出估計或補加評稅，並剔除缺乏證明的開支。亦不建議未了解後果便直接撤回，因為這可能牽涉僱主申報、帳目及其他年度的連帶問題。應先比較補充證明、部分調整及承認不獲扣除的影響。
這類 Tax Enquiry 可以由老闆自己回覆，還是必須交由會計師或稅務代表處理？
公司法律上可以自行回覆，但現金發薪、員工身分、IR56 申報及可能補加評稅均涉及技術判斷。若未掌握完整事實便隨意作出書面陳述，可能令後續處理更困難。涉及金額較大或文件不完整時，應由熟悉稅務查詢的專業人士先評估，再擬定 Cover Letter 及文件包。
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參考資料
- 電子版香港法例 — 《稅務條例》（第 112 章）
https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap112 - 香港稅務局 — 僱主申報指引（IR56B / IR56M）
https://www.ird.gov.hk/chi/tax/emp_dut.htm - 香港稅務局 — 僱主須履行甚麼稅務責任？
https://www.ird.gov.hk/chi/tax/ere_obl.htm - 香港稅務局 — 僱主報稅及 IR56 表格資料
https://www.ird.gov.hk/chi/tax/ere.htm - 香港稅務局 — 罰款政策（第 82A 條補加稅）
https://www.ird.gov.hk/chi/pol/ppo.htm - 電子版香港法例 — 《稅務（反撥稅）規則》（第 112A 章）
https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap112A
延伸閱讀
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